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Eine Kompetenzmatrix soll eine Frage beantworten: Verfügen wir über die richtigen Kompetenzen an den richtigen Stellen, um dieses Werk auch morgen noch zu betreiben? In den meisten Betrieben findet sich die Antwort in einer Tabellenkalkulation, die bestenfalls vierteljährlich aktualisiert wird. Wenn Sie sie lesen, ist sie bereits veraltet.
Eine Arbeitsmatrix ist etwas anderes. Sie liefert einen aktuellen Überblick darüber, wer was auf welchem Niveau, an welcher Station und in welcher Währung erledigen kann – und gibt Ihnen Hinweise darauf, was als Nächstes zu tun ist.
Beginnen Sie mit den Arbeitsplätzen, nicht mit den Mitarbeitern. Der häufigste Fehler besteht darin, die Mitarbeiter auf der linken Seite und die Qualifikationen oben aufzulisten. Kehren Sie die Reihenfolge um. Beginnen Sie mit den Arbeitsplätzen, die Sie besetzen müssen. Listen Sie für jeden Arbeitsplatz die Qualifikationen auf, die erforderlich sind, um ihn selbstständig, unter Aufsicht und zur Einarbeitung anderer Mitarbeiter zu besetzen. Eine „Personen-zuerst“-Matrix zeigt Ihnen, was jede einzelne Person leisten kann. Eine „Arbeitsplatz-zuerst“-Matrix zeigt Ihnen, ob Sie den Betrieb aufrechterhalten können.
Verwenden Sie eine kleine, ehrliche Kompetenzskala. Fünf-Punkte-Skalen klingen zwar streng, führen aber zu unscharfen Ergebnissen. Verwenden Sie vier Stufen mit Verhaltensdefinitionen: Auszubildender (kann die Aufgabe nicht selbstständig ausführen), Qualifiziert (arbeitet an normalen Tagen sicher und normgerecht), Kompetent (geht mit Ausnahmen und Abweichungen um), Ausbilder (kann andere unterrichten und zertifizieren). Das lässt sich schwerer manipulieren und ist aussagekräftiger, wenn man es liest.
Fügen Sie die Gültigkeitsdauer hinzu, nicht nur die Stufe. Eine Matrix, die nur die Stufe anzeigt, ist nur eine halbe Matrix. Qualifikationen verfallen. Jede Zelle benötigt drei Angaben: Stufe, Zeitpunkt der letzten Durchführung und Ablaufdatum der Zertifizierung. Wenn eine dieser Angaben leer oder rot ist, zeigt Ihnen die Matrix an, dass Handlungsbedarf besteht.
Stellen Sie sicher, dass der Vorgesetzte den Überblick hat. Eine Matrix, die in der Personalabteilung vorliegt und vierteljährlich abgerufen wird, ändert nichts am Verhalten. Der Schichtleiter benötigt diese Informationen, bevor er die Personalplanung vornimmt. Sie gehört auf den Planungsbildschirm, in das tägliche Stand-up-Meeting und in die Telefonate während des Rundgangs. Der Test: Kann der Vorgesetzte einen Blick auf den Dienstplan für morgen werfen und erkennen, ob alle Arbeitsplätze mit qualifizierten, aktuell zertifizierten Mitarbeitern besetzt sind?
Verknüpfen Sie dies mit den Workflow-Daten. Die leistungsstärkste Variante wird nicht manuell gepflegt. Sie aktualisiert sich anhand tatsächlicher Aktivitäten. Wenn ein Mitarbeiter einen geführten Arbeitsablauf abschließt, ist dies ein Nachweis für die Aktualität. Wenn er eine Ausnahme behandelt, ist dies ein Nachweis für seine Kompetenz. Wenn er eine Schulung abzeichnet, ist dies ein Nachweis für seine Fähigkeiten auf Trainerniveau. Verlassen Sie sich nicht länger auf vierteljährliche Selbsteinschätzungen. Verschaffen Sie sich stattdessen ein evidenzbasiertes Bild.
Decken Sie die Lücken auf, nicht nur den aktuellen Stand. Drei Aspekte sind dabei entscheidend: Versorgungslücken (Stationen, die in den nächsten vier Wochen unterbesetzt sind), Ein-Personen-Abhängigkeit (Stationen mit nur einem Mitarbeiter auf Ausbilder-Niveau – Nachfolgerisiko) und ablaufende Zertifizierungen (Zertifizierungen, die in den nächsten 30 Tagen ablaufen). Eine Matrix, die diese Aspekte aufzeigt, trifft die Schulungsentscheidungen für Sie.
Erstellen Sie nicht die perfekte Matrix. Erstellen Sie eine, die auch genutzt wird. Klein genug, um sie zu pflegen. Strukturiert genug, um Abfragen durchzuführen. So eng mit der Arbeit verknüpft, dass sie nicht davon abhängt, dass jemand sie manuell aktualisiert.
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